Spółka cywilna jest najprostszą formą spółki, opartą na przepisach prawa cywilnego (Kodeks Cywilny – XXXI Spółki), umową pomiędzy zawierającymi tę spółkę podmiotami. To forma prowadzenia działalności gospodarczej, która umożliwia prowadzenie działalności nie przekraczającej większego rozmiaru, czyli jej przychód roczny nie może przekroczyć 400 000 euro. Jeśli tak się stanie, spółka cywilna musi przekształcić się w jedną ze spółek kodeksu spółek handlowych. Aby ją zawrzeć wystarczy umowa pomiędzy wspólnikami (przynajmniej dwóch). Mogą to być osoby fizyczne albo osoby prawne. Wspólnikiem nie może być jednak inna spółka cywilna. Dla celów dowodowych umowa spółki cywilnej powinna być sporządzona na piśmie. Umowa ustna również jest wiążąca ale ze względu na trudności w ewentualnym udowodnieniu jej postanowień lepiej stosować formę pisemną w myśl zasady “verba volant, scripta manent”, czyli słowa ulatują, pismo pozostaje.

W umowie spółki cywilnej wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego poprzez działanie w oznaczony sposób. Działanie takie to w szczególności wnoszenie wkładów. Wkładem może być wniesienie do spółki własności, innych praw albo świadczeniem usług. Własność to nie tylko nieruchomości, czy rzeczy ruchome ale i wierzytelności, oraz niematerialne prawa majątkowe, np. prawa autorskie. Kodeks cywilny stanowi, że każdy wspólnik jest uprawniony i zobowiązany do prowadzenia spraw spółki, ale w umowie spółki wspólnicy mogą postanowić, że sprawy te będzie prowadził jeden lub kilku z nich, bądź też osoba trzecia. Warto w niej wskazać czym będą zajmować się poszczególni wspólnicy.

Spółka cywilna nie jest osobą prawną, nie ma podmiotowości prawnej, a więc nie ma organów, ani zdolności do dokonywania czynności prawnych. Posiada jednak własny NIP i REGON. Może być podatnikiem podatku VAT. Jednak podatnikami podatku dochodowego w spółce są poszczególni wspólnicy. Mają oni prawo do korzystania ze zryczałtowanych form podatku dochodowego od osób fizycznych.

Spółka cywilna nie jest już przedsiębiorcą. Przedsiębiorcami są wspólnicy spółki cywilnej w zakresie wykonywanych przez nich działalności gospodarczej. Spółka cywilna działa poprzez wspólników, którzy są stronami umowy spółki cywilnej. Spółkę cywilną mogą zawierać osoby fizyczne jak i osoby prawne. Wspólnikami spółki cywilnej mogą być osoby fizyczne i osoby prawne jednocześnie. Każdy wspólnik spółki cywilnej będący osobą fizyczną musi prowadzić indywidualną działalność gospodarczą. Spółka cywilna może mieć też status pracodawcy, ale płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne może być spółka lub każdy ze wspólników z osobna.

Rejestracja działalności gospodarczej w takiej formie odbywa się w nastepującej kolejności:

• Wspólnicy powinni sporządzić, podpisać pisemną umowę spółki (nie trzeba jej jednak spisywać u notariusza ani też zarejestrować w sądzie). W sytuacji kiedy wspólnicy wnoszą do spółki majątek należy zapłacić opłatę skarbową,
• Urząd gminy lub miasta (zgłoszenie (wpis) do ewidencji działalności gospodarczej). Każdy wspólnik rejestruje się jako przedsiębiorca. Urząd powinien w ciągu 14 dni od złożenia wniosku doręczyć nam zaświadczenie o wpisie do ewidencji,
• Urząd Statystyczny (zgłoszenie działalności do rejestru REGON, zgłoszenie należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia otrzymania zaświadczenia o wpisie do rejestru),
• Bank (założenie rachunku bankowego jest dla przedsiębiorców obowiązkowe). Zobowiązani są do bezgotówkowego obrotu na mocy ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Przedsiębiorca jest zobowiązany do dokonywania lub przyjmowania płatności za pośrednictwem rachunku bankowego w każdym przypadku, gdy stroną transakcji jest inny przedsiębiorca oraz jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza równowartość 15 000 euro przeliczonych na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski ostatniego dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym dokonano transakcji,
• Urząd Skarbowy (przyznanie numeru NIP, opodatkowanie VAT). Przedsiębiorcy będący podatnikami podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu oraz otrzymują numer identyfikacji podatkowej NIP. Ewidencji dokonują organy podatkowe. Podatnicy mogą dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego łącznie ze złożeniem dokumentów rejestracyjnych albo przed dokonaniem pierwszej czynności podlegającej opodatkowaniu w przypadku podatników podatku od towarów i usług lub przed złożeniem pierwszej deklaracji na podatek dochodowy od osób prawnych. Zgłoszenia rejestracyjnego dokonuje się w najwcześniejszym z możliwych terminów.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych (podatnik rozpoczynający działalność gospodarczą zobowiązany jest również do dokonania zgłoszenia w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych). Płatnicy składek na ubezpieczenie społeczne dokonują w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, tzw. zgłoszenia płatnika składek. Płatnik składek jest zobowiązany złożyć zgłoszenie w terminie 7 dni od daty zatrudnienia pierwszej osoby fizycznej lub powstania stosunku prawnego uzasadniającego objęcie ubezpieczeniami emerytalnymi i rentowymi pierwszej osoby, daty powstania obowiązku ubezpieczenia emerytalnego i rentowego dla ubezpieczonych zobowiązanych wyłącznie do płacenia składek na własne ubezpieczenie albo składek na ubezpieczenie osób z nimi współpracujących.
• Wykonanie pieczątki, szyldu reklamowego,
• Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy (dokonuje kontroli warunków pracy, legalności zatrudnienia, zgodności z przepisami kodeksu pracy i inych aktów prawnych) w ciągu 14 dni od rozpoczęcia działalności gospodarczej powinniśmy powiadomić inspektorat pracy o miejscu i zakresie prowadzonej działalności, a także o liczbie osób zatrudnionych w naszym przedsiębiorstwie,
• Kupno książki kontroli.